Privacy statement easyjobs

Versie: V012020 | Van toepassing vanaf:  1 augstus 2020 
 

Inleiding  
Als belangrijke speler op de arbeidsmarkt verwerken wij dagelijks persoonsgegevens van onze relaties, hierover willen wij u graag inhoudelijk informeren. 
 
Een belangrijk doel van de AVG is om burgers duidelijkheid te geven over welke gegevens van hen worden verzameld. De wet geeft de burgers tevens de mogelijkheid daartegen bezwaar aan te tekenen. 
 
Middels deze privacyverklaring informeert easyjobs flex B.V. (hierna easyjobs) haar (potentiële) uitzendkrachten, freelancers en opdrachtgevers of andere personen over de persoonsgegevens die worden verwerkt bij de uitvoering van de dienstverlening van easyjobs. Deze privacyverklaring is dan ook van toepassing op alle aan easyjobs gelieerde vennootschappen en alle activiteiten die onder een (andere) handelsnaam worden aangeboden. 

1. Gegevens van (potentiële) uitzendkrachten 
  
1.1 Welke persoonsgegevens verwerkt easyjobs van (potentiële) uitzendkrachten?   
Profiel uitzendkrachten 
Om te kunnen reageren op een gig is een easyjobs account nodig. Bij het aanmaken van een account zijn de volgende gegevens vereist: naam, e-mailadres, wachtwoord. De kandidaat kan het profiel daarna aanvullen met de gegevens die hij/zij kwijt wil om zichzelf aan opdrachtgevers te presenteren (denk aan: foto, werkervaring, beschikbaarheid, woonplaats enz.). 
 
Voordat een kandidaat kan reageren op een gig, dient een geldig legitimatiebewijs te worden overlegd. Het identiteitsbewijs wordt gecontroleerd zodat easyjobs alleen kandidaten aanbiedt die ook in Nederland mogen werken. Het identiteitsbewijs wordt na het uploaden nog 28 dagen opgeslagen. Als de profielhouder binnen deze tijd gaat werken voor easyjobs, dan wordt het identiteitsbewijs verwerkt in de administratiesoftware. Zo niet, dan wordt het identiteitsbewijs na 28 dagen verwijderd.

Als je voor ons gaat werken 
Easyjobs verwerkt van haar uitzendkrachten (hoofdzakelijk) de volgende gegevens:   
  • NAW-gegevens: naam, adres, woonplaats;  
  • Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, evt adres;
  • Overige persoonsgegevens: nationaliteit, geboortedatum (leeftijd) en -plaats, geslacht;
  • Werkverleden: curriculum vitae (CV), werkervaring, opleiding- en scholingsgegevens;  
  • Financiële gegevens: IBAN;
  • Identiteitsgegevens:(kopie)ID-bewijs,BSN,(kopie)werkvergunning, (kopie) verblijfsvergunning;
  • Beschikbaarheid: gegevens over beschikbaarheid, verlof en verzuim, gegevens over gewerkte uren;  
  • Contactmomenten: om een goede dienstverlening mogelijk te maken worden contactmomenten via telefoon en e-mail geregistreerd;   
  • Toegangsgegevens: wanneer er een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot besloten web-portals, worden deze gegevens eveneens door easyjobs verwerkt; 
  • Het verwerken van ‘IP adressen en ‘User Agent’. 

In sommige gevallen worden meer gegevens verwerkt, bijvoorbeeld bij de uitvoering van een loonbeslag of bij de afhandeling van een juridisch conflict. Uitgangspunt blijft dat easyjobs niet meer gegevens verwerkt dan noodzakelijk in de betreffende situatie.   

Bijzondere persoonsgegevens  
Easyjobs verwerkt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens voor zover hier expliciet toestemming voor is gegeven, of als daarvoor een (andere) wettelijke grondslag bestaat. De bijzondere gegevens die easyjobs verwerkt betreffen veelal gegevens die zijn af te leiden van een identiteitsbewijs, waarvan easyjobs op grond van de wet een kopie moet maken als iemand via/voor easyjobs gaat werken. Tot de bijzondere persoonsgegevens die aan easyjobs worden verstrekt, hebben alleen personen toegang die over deze gegevens dienen te beschikken voor (de uitvoering van) hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving. Hieronder wordt mede verstaan de personeels-, financiële-, verzuim- en/of salarisadministratie, personen betrokken bij de (interne en externe) kwaliteitsbewaking, (het toezicht op) de financiële verslaglegging en de uitvoering van premiekorting- en subsidieregelingen.   

Nieuwsbrief uitzendkrachten
Easyjobs wil haar gebruikers graag op de hoogte houden van ontwikkelingen binnen onze organisatie, het platform en met betrekking tot het eventuele dienstverband, daarom krijgen alle profielhouders, medewerkers en opdrachtgevers van tijd tot tijd een nieuwsbrief. Om te weten of de nieuwsbrief wordt gelezen houden wij bij of de nieuwsbrief wordt geopend en of er door wordt geklikt middels de links in de nieuwsbrief. Via een link onderaan iedere nieuwsbrief kan de ontvanger zich afmelden voor de nieuwsbrief, maar wellicht dat (belangrijke) informatie dan gemist wordt.   

1.2 Waarom gebruikt easyjobs deze persoonsgegevens van (potentiële) uitzendkrachten
Easyjobs verwerkt de onder 1.1 genoemde persoonsgegevens om een goede uitvoering te kunnen geven aan de tussen de betrokkene (werknemer) en easyjobs gesloten arbeidsovereenkomst. Daarnaast gebruikt easyjobs de gegevens om de overeenkomst uit te voeren die gesloten is met de opdrachtgever (de materieel werkgever of intermediair). De opdrachtgever ontvangt gegevens die nodig zijn voor de praktische invulling van de overeenkomst (bijvoorbeeld naam en contactgegevens). Daarnaast kan de opdrachtgever gegevens ontvangen die nodig zijn in het kader van het beperken van de inlenersaansprakelijkheid.   

1.3 Gebruik door derden 
Easyjobs deelt gegevens in bepaalde gevallen met opdrachtgevers en leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, overheidsinstellingen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die easyjobs heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder verwerkers en een ingeschakelde bedrijfsarts). Gegevens worden enkel gedeeld in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met de betrokkene (de werknemer) en de overeenkomst met de opdrachtgever.   

Gegevens kunnen ook worden gedeeld met derden om ondersteuning te bieden bij de uitvoering van de werkzaamheden bij de opdrachtgever. Denk daarbij aan het aanvragen van certificaten en toegangspassen tot de werkplaats. Ook kan het voorkomen dat de opdrachtgever gegevens gebruikt voor het uitvoeren van een antecedenten onderzoek. Easyjobs kan gegevens ook verstrekken aan derden, indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van de betrokkene heeft gekregen.   

2. Gegevens van opdrachtgevers 

2.1 Welke persoonsgegevens verwerkt easyjobs van opdrachtgevers?    
Een opdrachtgever kan een gig (klus) op het platform van easyjobs plaatsen als hij daarvoor een opdrachtgeversprofiel aanmaakt. Bij het aanmaken van een opdrachtgeversprofiel verwerken wij gegevens over de contactpersoon, het bedrijf en het wachtwoord van de profielhouder.  Komt het tot een inhuur, dan verwerkt easyjobs onder meer de volgende gegevens van opdrachtgevers:     
  • NAW-gegevens: (zakelijk) naam, adres en vestigings-/woonplaats; 
  • Contactgegevens: e-mailadres en andere gegevens voor het onderhouden van de relatie;  
  • Positie bij de opdrachtgever: functie- en contactgegevens;  
  • Kamer van koophandel gegevens;  
  • Financiële gegevens;  
  • Contactmomenten: om een goede dienstverlening mogelijk te maken worden contactmomenten via telefoon, e-mail en in het interne (CRM) systeem van easyjobs geregistreerd;   
  • Toegangsgegevens: wanneer er een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot besloten web-omgevingen, portals en/of ons intranet, worden deze gegevens eveneens door easyjobs verwerkt.  

2.2 Waarom gebruikt easyjobs deze persoonsgegevens van opdrachtgevers?
De onder 2.1 genoemde gegevens van opdrachtgevers worden verwerkt voor de volgende doeleinden:    
  • om gebruik van dienstverlening van easyjobs mogelijk te maken en/of om de werkwijze en systemen van de opdrachtgever op die van easyjobs aan te laten sluiten;  
  • om met de opdrachtgever een handelsrelatie aan te gaan en te onderhouden;  
  • om opdrachten overeen te komen en/of uit te kunnen (laten) voeren;  
  • om te kunnen informeren over de dienstverlening van easyjobs en overige activiteiten (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven en bedrijfsmagazines) en om aanbiedingen te kunnen doen;  
  • om toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van besloten webomgevingen en portals van easyjobs;  
  • om de kredietwaardigheid te beoordelen;  
  • om geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen.  

3. Bewaartermijn 
Easyjobs bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld en ter zake de geldende wet- en regelgeving.   Als werkgever bewaart easyjobs gegevens zolang de werknemer bij haar in dienst is. Daarna is easyjobs wettelijk verplicht om een deel van de gegevens tot 7 jaar na einde dienstverband te bewaren. Het systeem wordt jaarlijks opgeschoond.   Heb je een account aangemaakt op het platform? Dan bewaren wij jouw gegevens gedurende een jaar na je inschrijving of tot een jaar nadat je actief bent geweest op het platform. Het systeem wordt jaarlijks opgeschoond en na afloop van de bewaartermijn van één jaar (indien geen toestemming voor verlenging) worden de accountgegevens automatisch verwijderd. Indien je hebt gereageerd op een gig (klus) en je niet ingeschreven bent bij easyjobs, zullen wij jouw gegevens een maand na afloop van de sollicitatieprocedure verwijderen. 

4. Rechten op basis van de privacywetgeving 
(Potentiële) uitzendkrachten en opdrachtgevers of andere personen hebben het recht op inzage in de eigen gegevens.   
Wanneer blijkt dat deze gegevens niet kloppen, hebben zij het recht deze gegevens te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kan verzocht worden de eigen persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie of om de verwerking van gegevens te beperken. Veel van de gegevens die easyjobs heeft, kunnen bekeken en/of aangepast worden via platform of in de app van easyjobs.    Hierbij kan het voorkomen dat het niet mogelijk is om (volledig) te voldoen aan een verzoek (bijvoorbeeld als de inzage leidt tot een inbreuk op de privacy van anderen, of als easyjobs de gegevens nog nodig heeft). In dat geval zal easyjobs motiveren waarom er geen (volledig) gehoor gegeven kan worden aan het verzoek.   

5. Recht om een klacht in te dienen 
Easyjobs gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en probeert zich hier ook steeds in te verbeteren. Mocht er een tip of klacht voorkomen over de wijze waarop easyjobs omgaat met persoonsgegevens, dan wordt er verzocht om dit te melden aan de Functionaris Gegevensbescherming van easyjobs, zie artikel 11. Hij/zij kan de tip of klacht beoordelen en eventueel verbeteringen aanbrengen. Ook geldt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.   

6. Beveiliging 
Easyjobs heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatig gebruik. Als persoonsgegevens (in opdracht van easyjobs) door derden worden verwerkt, dan is daar altijd een overeenkomst mee afgesloten die erop toeziet dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de persoonsgegevens en dat deze adequaat worden beschermd. De persoonsgegevens kunnen verwerkt worden binnen en buiten Nederland.   

7. Herkomst van gegevens 
Gegevens over de (potentiële) uitzendkrachten, freelancers en opdrachtgevers worden verkregen van de gebruiker zelf.    Indien er tijdens of na het dienstverband gegevens uitgewisseld worden tussen de opdrachtgever en easyjobs, bijvoorbeeld over het functioneren of anderszins in het kader van een re-integratietraject of (dreigend)juridisch conflict, dan wordt er geen toestemming gevraagd. Deze uitwisseling geschiedt op basis van de gerechtvaardigde belangen van easyjobs en de opdrachtgever.   

8. Website 
Aanvullend op bovenstaande worden ook persoonsgegevens van bezoekers van onze websites verwerkt.    De website kan bezocht worden zonder dat persoonsgegevens verstrekt worden. Wel verzamelt easyjobs bepaalde niet-identificeerbare automatische informatie over de gebruikers van haar websites, zoals het IP-adres van uw computer, user agent, het type browser waarvan gebruik wordt maakt, de datum en tijd van toegang tot de website, de regio van waaruit de website wordt bezocht, de website via welke op de site van easyjobs is gekomen, de pagina’s en onderdelen van de website die die wordt bezocht en welke informatie er wordt bekeken.    De verzamelde gegevens worden gebruikt om de inhoud van de website af te stemmen op de wensen en de behoeftes van de bezoekers van onze website. Zie voor meer informatie over de cookies die easyjobs gebruikt het Cookieoverzicht op de pagina Privacy Statement. 

9. Wijzigingen 
Easyjobs behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij bevelen aan om regelmatig deze privacyverklaring te controleren of er aanpassingen hebben plaatsgevonden.  

10. Contactgegevens 
Functionaris Gegevensbescherming  Easyjobs heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld die benaderd kan worden voor opmerkingen, vragen en klachten. De Functionaris Gegevensbescherming is te bereiken via de mail fg@easyjobs.nl of per post, Postbus 75, 7400 AB te Deventer t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming easyjobs.